A política de frotas como ferramenta estratégica para o gestor

A política de frotas é um conjunto de normas e procedimentos para guiar o comportamento dos colaboradores na utilização do veículo. Ela é imprescindível para tornar a gestão de frotas mais eficiente, pois combina, em um único documento, a estratégia da empresa com o que se espera de um colaborador/motorista. 

O objetivo central é estabelecer parâmetros práticos, que visam o uso adequado e econômico dos veículos. 

Mas, para que esse direcionamento seja de fato incorporado pelos motoristas, é preciso que essas diretrizes façam parte da cultura organizacional da empresa, de forma transparente e objetiva. 

Com a padronização do uso dos veículos, o dia a dia do gestor ganha mais eficiência e qualidade. Confira os principais benefícios da adesão de uma política de frotas: 

• Comprometimento que gera mais segurança: é possível determinar, por meio do documento de política de frotas, quais treinamentos de qualificação e aprimoramento vão acontecer de forma regular. Com maior envolvimento do motorista e conscientização do seu papel crucial na construção de um trânsito mais saudável, a sua própria segurança é preservada, impactando de forma positiva os demais envolvidos nas vias. 
• Redução de custos: ao firmar, no documento, a importância do comportamento baseado em boas práticas, o colaborador/motorista tende a não cometer infrações. Isso gera uma redução de multas e respectivas cobranças financeiras. Um outro ponto é, com o uso adequado do ativo, incluindo a realização das manutenções em tempo estimado, a vida útil do automóvel aumenta, assim como a diminuição (ou inexistência) de paradas não programadas por falhas ou quebras. 
• Sentimento de pertencimento: a transparência e a objetividade são extremamente necessárias, afinal os colaboradores precisam ter clareza quanto aos seus deveres e as suas obrigações. Com isso, ao estabelecer as regras e normas, eles se sentem parte efetiva do todo e desempenham suas tarefas com mais agilidade e melhor desempenho. 

Além disso, o documento de política de frotas melhora a qualidade no trabalho, o clima organizacional e a cultura de segurança, que são pilares de qualquer empresa bem-sucedida. 

Não basta apenas criar um documento com algumas regras de boas práticas na direção. É preciso que esse direcionamento esteja alinhado à estratégia do negócio e que tenha o envolvimento dos principais atores dessa dinâmica: os próprios motoristas. 

O processo de elaboração desse documento deve acontecer seguindo alguns passos básicos:

 – Participação colaborativa 

Superada a definição das bases desse documento, que não deve se afastar da estratégia do negócio, é interessante convocar os motoristas para que contribuam de forma efetiva na construção dessas diretrizes. 

Afinal, são eles que utilizarão os veículos no cotidiano, conhecendo com maior propriedade os desafios práticos das operações, assim como eventuais pontos de melhoria e/ou aperfeiçoamento. 

Um outro ponto que merece ser mencionado é o fato do sentimento de pertencimento, que é aflorado no colaborador que tem seu argumento ou sugestão levado em consideração. Isso resulta em maior engajamento por parte dos motoristas, e a chance de sucesso cresce de forma significativa. 

É oportuno convidar para essa colaboração também outros setores ou colaboradores ligados à performance da frota. É o caso do setor de Recursos Humanos ou Financeiro, que podem conferir consistência à linguagem definida, com diretrizes de especialistas em certas situações. 

 – Transparência e objetividade 

Um dos erros mais comuns na elaboração de uma política de frotas são os amontoados de explicações técnicas (e pouco compreensíveis) que buscam validar o documento em questão. 

Quanto mais claro e objetivo for o texto, melhor será a compreensão por parte de quem lê.  

Busque sempre por termos conhecidos e, se necessário, insira alguma palavra pouco usual, explique da forma mais didática possível. Siga com cautela, sem capacitismo ou arrogância. O texto deve ser cordial, em tom de parceria. Afinal, é exatamente esta a intenção: colaboração para um futuro de sucesso a todos os envolvidos. 

 – Atualização da política de forma constante 

É importante ter em mente que esse documento não é imutável. Pelo contrário, ele deve se adequar às mudanças estratégicas da empresa ou mesmo às mudanças sociais. 

É como uma atualização de software ou uma reciclagem de um profissional: estamos em constante movimento, e aperfeiçoar é mais do que necessário: é urgente! Não deixe de realinhar essas diretrizes quantas vezes se fizer necessário. 

– Métricas, planejamento e bonificações 

Ao definir métricas alinhadas ao objetivo da operação, os condutores terão maior facilidade em bater as metas propostas. Isso também colabora na percepção de que o esforço individual impacta o todo. 

Pensar em metas atreladas a um sistema de bonificações é uma excelente estratégia e pode gerar um envolvimento diferenciado por parte dos colaboradores. 

– Compartilhamento da informação de forma acessível e adequada 

A política de frotas não pode ser compreendida como um amontoado de regras que engessam as operações de uma frota. Por isso é importante seguir os passos que trouxemos anteriormente, que visam construir argumentos sólidos para se ter maior coerência. 

Dessa forma, é imprescindível pensar em como vai acontecer a divulgação desse documento e quais serão os canais utilizados: 

• Texto impresso? 
• Texto virtual? 
• Apresentação com material de apoio de divulgação, mensagens de WhatsApp ou exibição de vídeos? 

Todos esses pontos corroboram para o sucesso da implementação da política de frotas e devem ser considerados de forma bem criteriosa. 

Além disso, é recomendado desenvolver alguma estratégia de ouvidoria ou retorno sobre as políticas implementadas, para que a empresa saiba que o colaborador recebeu o documento e de fato está de acordo com as diretrizes construídas. Pode-se, por exemplo, considerar o preenchimento de um formulário para firmar esse entendimento. 

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